会社でのあるある「他人が作ったファイルを開いて上書き保存してしまう事件」。これを防ぐ対策です。
エクセルだけでなく、ワードやパワーポイントでも有効な方法です。
決して、ファイルをダブルクリックで開いてはいけません。
ファイルを普通に開いてはダメです。
仕事をしていると、前年や前月のファイルを確認したり、他の人が作ったファイルを確認したり、他の担当者が作ったファイルから数字をとって来たりすることが多くあります。
そして、そんなときに事故として起こってしまうのが、他の人が作ったファイルでセルの幅を変えたり、非表示のセルを開いて確認したりした後に、上書き保存してしまうこと。
「部長が決算資料を破壊した事件」
「新入社員が前年の決算資料のExcelファイルを当期の数値にすべて上書きした事件」
「部長が開いた後は、やたらズームになっていて字が大きくてビビる事件」
「会計士に見せたくないコメントを非表示にしてたのに表示されちゃって印刷しちゃう事件」
など多くの事件が日々全国の会社で起こっています。
特に数式が壊されたなど起こると、部内や課内の雰囲気までビミョーな空気になってしまいます。
こういった事故を未然に防ぐため、普通にダブルクリックでファイルを開いてはいけません。
上書き保存を防止するファイルの開き方がありますので、全国、全世界の会社員に覚えてもらいたいです。
Shift+右クリック ⇒「新規」
Shift＋右クリック ⇒ 「新規」
大事なことなのでもう一度言います。
Shift＆右クリック からの「新規」。
これで覚えていただけたと思います。
ファイルをエクスプローラから開くときにダブルクリックでファイルを開いていませんか？
これをやると、いろいろ作業をした後に
思わず左上の上書き保存ボタンを押してしまったり、
「×」でファイルを閉じるときに「上書き保存しますか？」と聞かれて、目と頭は「いいえ」と思っているのに、手が勝手に「はい」をクリックしてしまったりで、
ファイルを上書き保存してしまう危険性が高いです。
他人の作ったファイルの正しい開き方は、Shift＋右クリック ⇒「新規」です。
普通に右クリックしても「新規」は出てきません。Shiftキーを押しながら右クリックすると下の画像のように「新規」というコマンドがでてきます。
「読み取り専用」ではなく、この「新規」をクリックしてください。
「新規」をクリックして開くと、ファイル名が元のファイル名の後ろに「１」と入った状態で開かれます。
この状態は、元のファイルとは別のファイルとして開かれている状態になっています。
これで上書き保存されない状態でファイルが開けました。
「新規」で開いたファイルを保存しようとするとどうなる？
この状態で、ファイルをいじったあとで、左上の上書き保存のボタンを押しても元のファイルが上書き保存されることはありません。
下の画像のように新しくファイルを保存するウインドウが表示されます。
また、右上の「×」で閉じるときも同様に新しくファイルを保存するかを聞かれ、元のファイルが上書きされることはありません。
まとめ
他の人が作ったファイルを開くときは、
Shift＋右クリック ⇒ 「新規」
です。
これは、エクセルだけでなく、ワード、パワーポイントなどのOfficeでは共通です。
他人が作ったファイルを必ずこのShift＋右クリック ⇒「新規」で開くようにして、上書き事故を防止しましょう。
コメント